De stageovereenkomst, welke afspraken maak je met de stagiair?
Over stagevergoeding, belastingen en ziekte
Scholieren en studenten de kans geven praktijkervaring op te doen is goed voor hun ontwikkeling én voor jouw bedrijf. Wel is het verstandig een stageovereenkomst op te stellen waarin je de afspraken met de stagiair vastlegt.
Wat is een stageovereenkomst?
Een stageovereenkomst is een contract waarin je schriftelijk de afspraken vastlegt die je met de stagiair maakt. Het is verstandig een stageovereenkomst op te stellen, zodat de stagiair weet wat hij of zij van jou kan verwachten en wat er van hem of haar verwacht wordt. Zorg dat zowel jij als de stagiair het stagecontract tekent om de afspraken tussen beide partijen vast te leggen.
Tip: maak er een leuk officieel moment van. Het is voor de stagiair vaak een belangrijke stap, het eerste bedrijf waar hij of zij echt aan de slag gaat.
Wat staat er in een stagecontract?
In de stageovereenkomst staan vooral praktische zaken zoals:
duur van de stageperiode (begin- en einddatum)
werktijden (uren en werkdagen)
werkzaamheden (taken, verantwoordelijkheden)
stagevergoeding (welk bedrag?)
stagebegeleider (wie, functie)
ziekte (hoe werkt ziekmelding?)
aansprakelijkheid (bij schade)
geheimhouding (omgaan met bedrijfsgevoelige informatie)
Hoe hoog is de stagevergoeding?
Een stagevergoeding betalen is niet wettelijk verplicht. In sommige branches zijn er wel cao-afspraken over een stagevergoeding. Ook als er geen cao-afspraken zijn, wordt in de praktijk vaak wel een vergoeding gegeven als tegenprestatie voor het werk dat een stagiair voor je verricht. Maar je bepaalt zelf welk bedrag je redelijk vindt. Gebruikelijk zijn de volgende bedragen voor bijbehorende opleidingsniveaus:
MBO (meeloopstage): gemiddelde vergoeding € 200
HBO (meeloop- of afstudeerstage): gemiddelde vergoeding € 300
WO: gemiddelde vergoeding € 400
Niet alle bedrijven werken met dergelijke stagevergoedingen. Er zijn ook organisaties die alleen een reiskostenvergoeding of onkostenvergoeding betalen.
Tip: om stagiairs extra te motiveren kun je overwegen een prestatieafhankelijke stagevergoeding te geven. Dan geef je naast de maandelijkse stagevergoeding een bonus bij het behalen van een bepaald resultaat.
Is een stageovereenkomst verplicht?
Een stageovereenkomst is niet verplicht. Het is namelijk geen arbeidsovereenkomst. Normaal gesproken ontvangt de stagiair een bedrag als stagevergoeding (bijvoorbeeld € 350) dat er op wijst dat er geen sprake is van een echte dienstbetrekking zoals bij andere werknemers. De stagevergoeding is dus geen loon en er geldt geen minimum.
Door het opstellen van een stageovereenkomst voorkom je juist dat de relatie als dienstbetrekking (zoals bij werknemers) gezien kan worden. Hierdoor ontsla je jezelf van de wettelijke verplichtingen die voor een gewone arbeidsovereenkomst gelden, zoals het betalen van minstens het minimumloon, doorbetalen tijdens ziekte, ontslagvergoeding en premies werknemersverzekeringen.
Welke belastingen/premies moet ik betalen voor de stagiair?
De vergoedingen die je aan stagiairs betaalt dien je uiteraard te verwerken in je loonadministratie. Welke belastingen en premies je moet betalen hangt af van de vergoeding die je de stagiair betaalt. Er zijn drie opties:
Je vergoedt alleen een onkostenvergoeding (bijvoorbeeld reiskosten); dat is geen loon en daarover hoef je dus geen belasting te betalen.
Je betaalt een volwaardig loon, bijvoorbeeld het minimumloon; dan is de stagiair een ‘reguliere’ werknemer en dien je loonheffing in te houden en af te dragen, premies werknemersverzekeringen te betalen, net als de bijdrage Zorgverzekeringswet (werkgeversheffing ZvW).
Je betaalt een stagevergoeding, bijvoorbeeld € 250, een bedrag dat niet gezien wordt als echt loon; hierover moet je wel loonheffing inhouden en afdragen en de bijdrage Zorgverzekeringswet betalen. Je hoeft echter geen premies werknemersverzekeringen te betalen. (De stagiair is overigens wel verzekerd voor de Ziektewet.).
Wat als een stagiair ziek is?
Het is goed om afspraken te maken over wat de stagiair(e) moet doen wanneer hij of zij ziek is. Wie moet hij of zij bellen en wanneer? Laat hem of haar weten wat de regels zijn voor ziekmelding binnen jouw bedrijf. En moet je een zieke stagiair doorbetalen? Normaal gesproken is het zo dat de stagevergoeding gewoon wordt doorbetaald tot het moment waarop de stageovereenkomst afloopt. Dat wordt algemeen beschouwd als een kwestie van goed werkgeverschap.
Stageovereenkomst voorbeeld
Een stagecontract is vrij eenvoudig zelf op te stellen en hoeft niet meer dan twee A4’tjes te beslaan. Via stage.nl (onderdeel van YoungCapital) is een stageovereenkomst voorbeeld te downloaden. Daarin zie je wat er (minimaal) in een stageovereenkomst moet staan.